«بمناسبة تجاوز الأخوان على حدود العراق، تقرر أن يحضر العلماء وجميع رؤساء القبائل فـي اليوم العاشر من شهر شعبان المعظّم فيلزم حضوركم فـي اليوم المذكور إلى كربلاء»([1182]).

وممّا يذكر هنا إن الحكومة تدخلت لعرقلة وصول البرقيات عبر دوائر البرق، إلاّ أن جدية الشيخ وطريقته الخاصة في توصيلها، باعتماده على البريد الشخصي -يداً بيد - أجبرت الحكومة على التراجع عن قرار المنع، وبالتالي سمحت بإرسال البرقيات([1183]).

وكان موعد انعقاد المؤتمر هو في 10-15 شعبان 1340هـ الموافق 8-13 نيسان 1922م لذلك تشكلت لجنة لإدارة المؤتمر في أوائل نيسان 1922م، برئاسة الشيخ الخالصي وعضوية السيد نور الياسري، والشيخ كاظم أبو التمّن، والسيد كاطع العوّادي، والسيد علوان الياسري، والشيخ محمد باقر الشبيبي، والحاج عبد الحسن الجلبي. وقد اجتمعت اللجنة واتفقت على وضع منهاج من ثلاث عشرة مادة، طبعت في بغداد وأهم ما ورد في المنهاج تشكيل أربع لجان فرعيةهي:

«اللجنة الأولى: تؤلف من محمد الخالصي [الابن] وعبد الحسين الجلبي وأبو طالب الاصفهاني، ومهمتها بث النصح في وجوب المحافظة على الراحة التامة والسكينة فيالاجتماعات..

اللجنة الثانية: تؤلف من السيد صادق الاسترابادي، وحمدي الباججي، وعبد الرسول كبه، وإدريس الكاظمي، وعبد الهادي الجلبي، ويكون كاظم أبو التمن المسؤول عنها والموكول بإدارة شؤونها، ومهمتها إعداد العدة لسفر الشيخ مهدي الخالصي ومن معه من أهالي الكاظمية وبغداد إلى الحلةفكربلاء.

اللجنة الثالثة: تؤلف في كربلاء من محمد حسن أبو المحاسن. وعيسى البزاز، وخليل الاسترابادي، وهاشم شاه، ومحمد الكشميري، ومحمد رضا نصر الله، وعمر العلوان، وعبد الكريم العواد. ومهمتها تنظيم الاجتماعات فيكربلاء.

اللجنة الرابعة: تؤلف من رؤساء وخدم العتبات المقدسة في كربلاء،