استخراجها من هذه التذاكر أيسر من التنقيب عليها والتنقير عنها من الأضابير .
قال : ويجب أن تسلَّم إليه جميع الكتب الواردة بعد أن يكتب بالإجابة عنها ليتأملها وينقل منها في تذاكره ما يحتاج إليه ، وإن كان قد أجيب عنه بشيء نقله ، ويجعل لكل صفقة أوراقا من هذه التذاكر على حدة ، تكون على رؤوس الأوراق علامات باسم تلك الصفقة أو الجهة ، ويكتب على هذه الصفقة فصل من كتاب فلان الوالي ، أو المشارف ، أو العامل : - ورد بتاريخ كذا - مضمونه كذا - أجيب عنه بكذا - أو لم يجب عنه - إلى أن تفرغ السنة يستجدّ للسنة الأخرى التي تتلوها تذكرة أخرى . وكذلك يجعل له تذكرة يسطَّر فيها مهمات ما تخرج به الأوامر في الكتب الصادرة لئلَّا تغفل ولا يجاب عنها ؛ وتكون على الهيئة المتقدّمة من ذكر النواحي وأرباب الخدم . وإذا ورد جواب عن شيء مهمّ نزّل عنده فيقول : ورد جوابه عن هذا الفصل بتاريخ كذا ، يتضمّن كذا ، فإنه إذا اعتمد هذا وجد السلطان جميع ما يسأل عنه حاضرا في وقته غير متعذر عليه .
الثاني - أن يضع في الديوان دفترا بألقاب الولاة وغيرهم من ذوي الخدم ، وأسمائهم ، وترتيب مخاطباتهم ؛ وتحت اسم كل واحد منهم كيف يخاطب : بكاف الخطاب أو هاء الكناية ، ومقدار الدعاء الذي يدعى له به في السّجلات والمكاتبات والمناشير ، والتوقيعات : لاختلاف ذلك في عرف الوقت ؛ وكذلك يضع فيه ألقاب الملوك الأباعد والمكاتبين من الآفاق وكتّابهم وأسماءهم ، وترتيب الدعاء لهم ، ومقداره . ويكون هذا الدفتر حاضرا لدى كتّاب الإنشاء ينقلون منه في المكاتبات ما يحتاجون إليه : لأنه ربما تعذّر حفظ ذلك عليهم ، ومتى تغير شيء منه كتبه تحته . ويكون لكل خدمة ورقة مفردة فيها اسم متولَّيها ولقبه ودعاؤه ، ومتى صرف كتب عليه صرف بتاريخ كذا ، واستخدم عوضا منه فلان بتاريخ كذا وأجري في الدعاء على منهاجه ، أو زيد كذا أو نقص . ولا يتغافل عن ذلك : فإنه متى أهمل شيء من ذلك زلّ بزلله الكتّاب وصاحب الديوان بل والسلطان نفسه .

169